Kiedy zmienić biuro rachunkowe i jak to zrobić?
Znalezienie odpowiedniego biura rachunkowego będzie istotne dla każdej firmy. Niejednokrotnie dokonując go pierwszy raz nie zwraca się uwagi na wiele istotnych aspektów, które później będą utrudniają współpracę. Doświadczenie w prowadzeniu firmy i we współpracy z biurem też uwypuklił oczekiwania. Bywa również, że wcześniej dobrze działające biuro już nam nie wystarcza, nie rozwija się, nie ma wysokiego standardu usług, nie pracuje nad tymi usługami. Czasami więc może okazać się, że trzeba sobie przemyśleć czy jednak nie będzie trzeba się zdecydować na zmianę biura rachunkowego.
Kiedy należy pomyśleć o zmianie biura rachunkowego
Możemy mówić o pewnych sytuacjach, w których będzie można zacząć myśleć o zmianie biura rachunkowego. Takim pierwszym czynnikiem, który będzie nas do tego zmuszał będzie sytuacja, w której nie będziemy mogli uzyskać informacji o stanie finansów firmy. O tym, że jest to spory problem chyba będzie wiedział każdy kto prowadzi firmę. I nie ma tutaj wielkiego znaczenia wielkość biznesu. W każdym właściciel musi wiedzieć jaki jest stan jego firmy. Jedynie taka aktualizowana wiedza będzie dawała odpowiedni adres odnośnie tego jak wygląda sytuacja firmy. To także taka wiedza, która będzie ważna do planowania rozwoju firmy. Jeśli biuro nie daje takich informacji to raczej będzie znak, że trzeba pomyśleć o zmianie.
Brak informacji o podatku i składkach ZUS
Każdy musi wiedzieć jakie ma zobowiązania i kiedy trzeba będzie je regulować, dlatego biuro rachunkowe, które będzie prowadziło firmowe sprawy musi o tym wszystkim informować. Należy mieć wiedzę o tym jakie będą składki ZUS, kwota podatku, terminy płatności. Takie informacje będzie można uzyskać od księgowego i jeśli biuro rachunkowe nie daje takich informacji to oczywiście również będzie znak, że jednak coś z tym biurem już nie jest tak jak należy i będzie trzeba pomyśleć o dokonaniu zmiany.
Brak dostępu do odpowiednich dokumentów
Dostęp do różnych dokumentów również będzie bardzo istotny i to taki element, którego nie powinno się lekceważyć. Oczywiście jeśli chodzi o dokumenty to oczywiście po złożeniu zapotrzebowania prędzej czy później będzie można uzyskać dostęp do takich dokumentów, ale pytanie jak długo będzie trzeba na to uzyskanie dokumentów czekać. Dlatego taką kwestię także trzeba mieć na uwadze, gdy będziemy się decydować na biuro rachunkowe. Jeśli na dokumenty nie będziemy mogli się doczekać to będzie znak, że biuro nie działa zbyt sprawnie.
Przekazywanie dokumentów przez Internet
Warto także sprawdzić czy w dobie nowoczesnych rozwiązań technologicznych dostajemy obecnie również możliwość uzyskania dostępu do dokumentów przez Internet. Taką kwestię również warto mieć na uwadze i sprawdzić jak sytuacja wygląda jeśli chodzi o przekazywanie dokumentów w sieci. Taka możliwość obecnie istnieje w coraz większej ilości biur. Jeśli takiej opcji nie dostajemy, to będzie trzeba również pomyśleć o zmianie biura.
Problemy z komunikacją z księgowym
Zmianę biura rachunkowego będzie trzeba rozważyć także w momencie, gdy komunikacja z księgowym nie będzie spełniała oczekiwań. Jeśli zauważymy, że kontakt z biurem jest utrudniony i mało efektywny to faktycznie znak, że będzie trzeba pomyśleć o zmianie i raczej współpraca nie wygląda na to, że będzie w świetlanej barwie. Często trzeba na szybko uzyskać jakieś informacje i jeśli nie będzie można uzyskać takich informacji to oznacza, że ten kontakt z księgowym nie jest właściwy. W takiej sytuacji faktycznie warto zwrócić uwagę na to jak kontakt z biurem wygląda. Podobnie sytuacja wygląda w momencie, gdy zauważymy, że księgowy nie ma dla nas czasu. W takiej sytuacji faktycznie warto mieć to na uwadze jak ten kontakt wygląda i czy faktycznie można liczyć na to, że księgowy będzie miał dużo czasu dla firm, które obsługuje.
Jeśli jakieś z tych różnych symptomów będą występowały jest to znak, że trzeba będzie myśleć o zmianie biura rachunkowego. Wtedy warto będzie zapoznać się z różnymi dostępnymi na rynku biurami rachunkowymi, by ewentualnie wybrać spośród nich to, które spełni twoje oczekiwania.
Które biuro rachunkowe wybrać?
Na rynku znajdziemy wiele wariantów księgowości, od księgowości online, gdzie możemy samodzielnie większość rzeczy ogarnąć, poprzez fizyczne biura rachunkowe, które pomogą tam w rozliczeniach, a kończąc na zatrudnieniu pracownika w osobie księgowej lub księgowego. Dla niewielkiej działalności gospodarczej ten ostatni wariant z pewnością będzie najbardziej kosztowny, stąd też wielu średnich i mniejszych przedsiębiorców zdecyduje się na wybranie biura rachunkowego. Kwestią dodatkową jest czy wybrać biuro z tego samego miasta, czy też postawić na inne, oddalone wiele kilometrów od miejsca wykonywania działalności gospodarczej. To które biuro rachunkowe finalnie wybierzemy zależy wyłącznie od nas samych. Warto jednak zebrać oferty większej ilości biur i porównać je ze sobą, nie tylko pod kątem cenowym, ale również pod kątem możliwości, wsparcia, komunikacji. Wszystko to możemy ocenić w rozmowie lub na spotkaniu w biurze rachunkowym.