Koszty uzyskania przychodu – co to takiego i co można uznać za koszt

Przedsiębiorstwa rozliczające się z urzędem skarbowym na zasadach ogólnych bądź stosujący podatek liniowy mogą zgodnie z przepisami zmniejszyć swoje obciążenia podatkowe poprzez odliczenie kosztów uzyskania przychodu. Poniżej wyjaśniamy, co można do nich zaliczyć, a także w jaki sposób wykorzystać do obniżenia należności podatkowych.

Czym są koszty uzyskania przychodu?

Kosztami uzyskania przychodu nazywamy określone wydatki, które zostały poniesione przez przedsiębiorstwo w celu uzyskania przychodu. Różnica między przychodem a tymi kosztami nazywana jest dochodem. Jest to definicja bardzo ogólna, którą precyzują konkretne przepisy znajdujące się w ustawach podatkowych dotyczących podatku dochodowego od osób fizycznych oraz prawnych. Prezentują one zamkniętą listę wydatków, które można uznać za koszt uzyskania przychodu i odliczyć przy okazji rozliczania zobowiązania podatkowego.

Ogólnie można uznać, że aby wydatki firmowe mogły być uznane za koszt uzyskania przychodu, powinny:

• wiązać się z prowadzoną działalnością gospodarczą,
• być udokumentowane (np. fakturą VAT od dostawcy towarów lub usług),
• mieć charakter bezzwrotny,
• być pokryte ze środków podatnika,
• służyć uzyskaniu, zachowaniu lub zabezpieczenia przychodu.

Dla właściwej klasyfikacji wydatku warto dokładnie zapoznać się z przepisami znajdującymi się w stosownych ustawach.

Jakie koszty mogą odliczyć osoby prowadzące działalność gospodarczą?

Lista wydatków, które przedsiębiorca może „wrzucić” w koszty działalności jest bardzo długa. Dotyczy ona między innymi następujących towarów i usług zakupionych przez firmę:

• czynsz z tytułu najmu biura,
• faktury za prąd, ogrzewanie, wodę i inne media związane z biurem lub innym pomieszczeniem wykorzystywanym przez firmę,
• usługi telekomunikacyjne i internetowe,
• usługi świadczone przez zewnętrzne biuro księgowe,
• zakup sprzętu i urządzeń do firmy np. komputerów i umeblowania do biura,
• zakup materiałów biurowych,
• odpisy amortyzacyjne środków trwałych,
• koszty poniesione na marketing i reklamę,
• koszt zakupu samochodu, jego utrzymania oraz paliwa niezbędnego do używania auta do podróży służbowych,
• wydatki związane ze szkoleniem pracowników.

W przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą dość często dochodzi do niewłaściwej klasyfikacji wydatków i zawyżania przez to kosztów, co może skutkować problemami z urzędem skarbowym. Przykładem może być zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów zakupu garnituru – przedsiębiorcy może się wydawać, że jest to strój niezbędny do odbywania spotkań biznesowych. Niestety tego rodzaju przypadki są kwestionowane przez urzędy skarbowe, podobnie jak zakup okularów do obsługi komputera. Okazuje się bowiem, że zarówno garnitur jak i okulary mogą być wykorzystywane także do celów osobistych, a nie tylko związanych z prowadzeniem firmy.

Warto pamiętać, że nieprawidłowe zaliczenie wydatków do kosztów uzyskania przychodów wiąże się z poważnymi konsekwencjami. Przedsiębiorca może za taki błąd otrzymać karę grzywny lub nawet pozbawienia wolności na podstawie przepisów kodeksu karnego skarbowego.